Każdy pracujący w aptece chyba wie ile pracy jest na "zapleczu" apteki. Apteka to nie tylko wydawanie produktów czy realizowanie recept. To ciężka papirologia oraz częsta zabawa w inne zawody jak informatyk, księgowy, kadrowy itp.
Postaram się tu w bardzo skróconej formie przybliżyć obowiązki kierownika apteki.
Zaznaczę na początku - nie wszystko tu opisane jest wymagane, mogę również coś nieumyślnie pominąć - postaram się jednak dodać kolejny post z uzupełnieniem jeśli coś takiego się zdarzy.
Zacznijmy więc od postaw prawnych:
1. Ustawa Prawo Farmaceutyczne
2. Ustawa o zawodzie farmaceuty
3. Rozporządzenie w sprawie podstawowych warunków prowadzenia apteki
3*. Rozporządzenie zmieniające rozporządzenie z pkt 3.
4. Kodeks Pracy
To cztery główne akty prawne.
Nie będę się tu rozpisywał odnośnie szczegółów prawnych. Zainteresowanych odsyłam do lektury.
Przejdźmy do zadań.
1. Procedury - zadanie tak naprawdę do wykonania raz i późniejszej ew. kontroli, poprawianiu lub dodawaniu. Listy procedur są dostępne online, można również pobrać gotowce (część jest na stronach Izb Aptekarskich). Zwrócę uwagę na dwie procedury: postępowanie w razie awarii prądu oraz procedura przesunięć magazynowych - te są w ostatnim czasie kontrolowane przez WIF.
2. Kontrola wewnętrzna - kierownik jest zobowiązany wykonać przynajmniej raz do roku taki audyt. Wzory z dokumentacji również są dostępne online (np. tu - Neuca).
3. ZSMOPL - obowiązek raportowania za każdy dzień pracujący apteki. Ogranicza się to do kilku kliknięć i ew. sprawdzenia statusu. Robimy po zakończeniu pracy danego dnia lub przed rozpoczęciem dnia kolejnego.
4. Braki GIF oraz ZSMOPL - tu są dwa rodzaje zadań - pierwszy to regularne zgłaszanie braków przez system ZSMOPL (programy również to ułatwia, można generować na bazie list braków z zamówień).
Drugi typ to przesyłanie odmów z zamówień dla towarów z takim obowiązkiem. Proces również można zautomatyzować - program za każdą odmową może automatycznie wysyłać te oznaczone obowiązkiem GIF.
5. Wycofania/Wstrzymania - chyba jasna sprawa, po decyzji z GIF odnośnie wycofania należy zgodnie z procedurą zająć się towarem. Jeśli mamy towar podlegający pod komunikat -należy sporządzić protokół wstrzymania/wycofania oraz raport zgodny z Dz.Ustaw 57/2008. Strona z decyzjami.
6. Kontrola temperatury i wilgotności - obecnie jesteśmy w okresie przejściowym jeśli chodzi o stałe pomiary. Nie mniej, cały czas obowiązuje ręczna kontrola oraz rejestracja temperatury oraz wilgotności. Należy wykonać tabelki lub założyć zeszyt gdzie robimy codzienne (najlepiej 2x na dzień) zapisy temp.
7. Weryfikacja autentyczności leków (KOWAL) oraz zgłaszanie alertów - opisywałem już na tym blogu jak weryfikować dostawę wg kodów 2D. O ile same dostawy możemy weryfikować na skróty o tyle już samo wydawanie pacjentowi wiąże się z obowiązkiem posługiwania się kodami 2D - jest liczona statystyka którą WIF sprawdza. Jeżeli pojawi się komunikat/alert mamy również obowiązek go wyjaśnić a towar musi pozostać w aptece. Jest artykuł o systemie NAMS dostępny na portalu aptekarsk.com.
8. Retaksacja recept - refundacja - tu samo zadanie wydaje się oczywiste. Gorzej z zasadami realizacji recept. Obecnie mamy okres przejściowy, gdzie nie do końca wiadomo jak realizować recepty. część wątpliwości została rozwiana komunikatami NIA czy MZ. Zapraszam do strony DNUR - gdzie będę aktualizował na bieżąco wszelkie zmiany, nowelizacje itp.
9. Ewidencje - recepty farmaceutyczne, leki recepturowe, psychotropy plus książka narkotyczna. Dużo z tych zadań wykona za nas program. Polecam również wystąpić o elektroniczną książkę narkotyczną - program (np. Kamsoft) prowadzi ją automatycznie - wystarczy wydruk 2 razy w miesiącu (zgodnie z okresami refundacyjnymi).
10. Refundacja wniosków na wyroby med. - apteki które realizują wnioski muszą robić z nich zestawienia. Może to być robione raz na miesiąc lub dwa. Dużo zależy od formy umowy i obecności pośrednika między apteką a NFZ.
11. Pokój szczepień - jeżeli apteka szczepi powinna mieć osobne procedury, odpowiednie wyposażenie oraz umowę na utylizację odpadów. Powinno się również prowadzić harmonogram czyszczenia oraz dezynfekcji powierzchni w takim pokoju.
12. Magazyny oraz ułożenie produktów - apteka powinna zadbać odpowiednie rozdzielenie konkretnych form leków. Występują tu różnice w zależności od oddziałów WIF. W dużym skrócie powinno posiadać się - magazyn leków Rx, magazyn OTC (leki rozdzielone od suplementów), magazyn wyrobów medycznych. Rozdzielenia nie zawsze muszą stanowić osobne pomieszczenie - często wystarczy osobny regał czy szafka. należy pamiętać, iż na ekspedycji leki nie mogą leżeć w bezpośrednim kontakcie z suplementami czy wyrobami. Obecnie wystarczą separatory, które fizycznie i optycznie rozgraniczą te typy produktów.
13. Kadry - grafiki, ewidencja pracowników, badania, szkoleń itp. - bardzo indywidualne, zależne od ustaleń firmy. Najważniejsze to zadbać o zgodność ewidencji pracowników z Portalem Świadczeniodawcy/SZOI.
14. Księgowe - zamknięcia miesiąca, raporty kasowe etc. podobnie jak pkt 13. Ilość papierologi na koniec miesiąca zależy od księgowości. Spotkałem się z zbieraniem całego kartonu dokumentów oraz z jedną małą kopertą.
15. Receptura - legalizacja sprzętów, przeglądy okresowe, kontrola wody oczyszczonej oraz etanolu. Tu mamy sporo zadań. Należy dbać o aktualne przeglądy - loży oraz suszarki. Wagi muszą być zalegalizowane. Niektóre WIFy bardzo pilnują strat wody oczyszczonej oraz etanolu - czy prawidłowo zużywa się napoczęte butelki. Musimy określać terminy ważności wykonywanych leków - ściąga.
Dodatkowo wykonanie Sporal S - raz na pół roku jeśli apteka wykonuje leki jałowe.
Powinny również być przygotowane procedury - są również dostępne online gotowe wzory.
Ewidencja leków recepturowych - może być w formie papierowej (zeszyt) choć osobiście polecam prowadzenie jej w programie aptecznym. Należy wykonać tylko wydruk raz na miesiąc.
Z własnego doświadczenia polecam prowadzenie protokołów wykonania leków (WIFy patrzą na to bardzo przychylnie). Polecam wykonanie procedury, gdzie opisane będą wykonania wszystkich postaci leków (ogólne opisy), do samych protokołów wpisujemy regułkę: "wykonano zgodnie z procedurą numer ..."
16. Archiwum - tu powinno być wszystko jasne. Recepty zbieramy na 5 lat. Dokumenty z pokoju szczepień - 10 lat. Utylizacja danych wrażliwych powinna odbyć się zgodnie z RODO a po zniszczeniu powinniśmy dostać protokół.
17. Dyżury - od nowego roku czekają nas nowe obowiązki dyżurowania. powiaty będą decydować o liczbie godzin. Apteki będą mogły podpisywać umowy z NFZ na dofinansowanie. więcej TU.
18. Księga GMP/GHP oraz HACCP. Inspektor RODO. - księgi można zamówić jako gotowe opracowania. odnośnie RODO powinien być wyznaczony inspektor firmowy, do którego kontakt będzie dostępny dla pacjentów.
19. Odpowiednie informacje na pacjentów na ekspedycji/oknie apteki - informacje o WIF, NFZ, godzinach pracy, aptekach dyżurujących, przywileje itp.
Mogą być komunikaty o refundacji recept, realizacji wniosków, wykonywaniu receptury. Punkt szczepień musi mieć dane o kierowniku tego punktu oraz osobnach szczepiących. Dyplomy potwierdzające uprawnienia muszą być dostępne dla pacjenta na żądanie.
20. Rozwiązywanie problemów pomiędzy pracownikami. To chyba jeden z najcięższych punktów i chyba każdy, który musiał postawić się w roli mediatora to potwierdzi.
21. Nauka stażystów, praktykantów - to oczywiście może również dotyczyć innych magistrów na aptece jednak to kierownik często jest osobą decyzyjną o przyjęciu kogoś na nauki.
Jak widać punktów zadań jest ogrom. To tylko wierzchołek zadań powiedzmy obowiązkowych wynikających z zapisów prawa. Dochodzą to tego wymogi już konkretnie firmowe - marże, zamówienia, planogramy itp.
Moja rada? Proszę nie bać się delegować zadań. Tak wiem, ja zdobię to najlepiej i nie trzeba będzie poprawiać. To błędne myślenie i duży krok do wypalenia zawodowego!
Polecam zrobić jasny (na piśmie, zresztą i tak trzeba mieć na to procedurę) podział zadań na cały personel apteki. Dobrze tu rozmawiać z personelem, kto czuje się w jakim zadaniu mocny a w jakim nie. Często wykonanie jakiegoś zadania nie jest trudne a czasochłonne, lepiej w takiej sytuacji sprawdzić po kimś efekt, niż marnować czas na zrobienie całości.
Bardzo fajnie, (szczególnie tam gdzie jest dużo osób, apteka długo pracuje tak że zmiany się mijają) spotkania - gdzie omawiane są problemy, plany oraz udzielany feedback.
Feedback to temat na osobny post - pokażę metody jak prawidłowo kogoś ocenić. Temat bardzo delikatny, nikt przecież nie lubi być ocenianym, szczególnie jeśli ocena nie jest pozytywna.
.jpg)
